Ca si manager public in cadrul Institutiei Prefectului judetul Bihor  - din aprilie 2007 – am incercat sa elaborez unele proiecte de reforma si sa obtin – este cel putin la fel de important – sustinerea pentru punerea in practica.

De la lucrurile facute impreuna cu echipe din institutie – de ex. elaborarea Strategiei si Planului Multianual de Modernizare al institutiei, monitorizarea acestora, organizarea alegerilor la nivelul judetului – si pana la proiectele personale este nevoie de studiu, analiza, idei si implicare a managementului de varf.

Proiectele sunt mai simple sau mai complicate: pentru alegerile din noiembrie 2007 (alegeri pentru Parlamentul European si Referendumul pentru uninominal) provocarea a fost dubla- ambele evenimente se desfasurau in aceeasi zi, in paralel. Am gandit un sistem de distribuire a materialelor pentru votare si de preluare a acestora pe intervale orare si zone geografice. Era cu adevarat o provocare, in conditiile in care precedentele alegeri – din mai 2007, ca de altfel majoritatea celor anterioare – se terminasera intr-un haos aproape total- reprezentanti ai sectiilor de votare nervosi, calcandu-se in picioare la cozi de cate 6 ore, dupa o zi istovitoare de munca, ba chiar cu Ambulanta pentru persoanele care au lesinat.

Pastrarea ordinii de intrare pe baza programarilor, dupa o intensa mediatizare a noului sistem, a fost facuta cu ajutorul Jandarmeriei.

In final organizarea preluarii s-a facut fara incidente si intr-o perioada mai scurta decat initial, fiind foarte multumiti si cetatenii.

Strategia si Planul Multianual de Modernizare ale Institutiei Prefectului judetul Bihor au fost elaborate dupa analiza CAF, impreuna cu o echipa de colegi.

Alte doua proiecte, despre care pot afirma ca sunt personale, au fost chiar premiate (fiecare locul II la doua din cele patru categorii) de catre ANFP in cadrul unui concurs national de bune practici in administratie (“Modernizarea Managementului Resurselor Umane in cadrul functiei publice din Romania”,  in data de 18 Septembrie 2008).

Primul proiect se numeste „Imbunatatirea comunicarii interinstitutionale in judetul Bihor (Mail&SMS)”. Pe scurt:
Institutia Prefectului judetul Bihor are un rol foarte important in diseminarea informatiilor provenite de la administratia centrala sau a informatiilor locale de interes major catre autoritatile publice locale. Transmiterea informatiei trebuie sa aiba un caracter eficient si rapid/eficace.

Problema care a generat initierea acestui proiect este una uzuala: sunt intermediate de catre Institutia Prefectului.

In mod traditional informarile, adresele, solicitarile transmise de catre ministere, agentii, alte organisme centrale sau chiar de catre serviciile publice deconcentrate catre autoritatile publice locale adrese erau transmise prin posta, fax sau note telefonice. Metoda traditionala era mare generatoare de resurse: umane(angajati angrenati), materiale (multiplicare in 101 exemplare, plicuri), financiare (cost de transmitere) si de timp (semnare documente, timp fizic pentru copiere, introducere in plicuri etc.). Totodata, existau cazuri in care informatia ce trebuia transmisa sa fie depasita din cauza perioadelor anterioare de transmitere traditionala.

Proiectul “Mail & SMS” asigura transmiterea informatiei catre autoritatile administratiei publice locale, simultan, prin email. In medie, dinspre Institutia Prefectului judetul Bihor spre APL se transmit 1-2 comunicari zilnice. In perioadele de pregatire a alegerilor ritmul creste la 4-5 pe zi.

In plus, se transmite un SMS (short message service) pe telefonul mobil al persoanei desemnate de APL (in majoritatea cazurilor – secretarii de unitati administrative), pentru a li se reaminti primirea emailului. Intrarea in aplicatia de transmitere a SMS-urilor se face pe baza de parola.
Noul sistem protejeaza mediul prin minimizarea utilizarii hartiei si a consumabilelor (ex. toner).

Cel de-al doilea proiect ("Motivarea angajatilor prin corelarea premiilor de performanta profesionala") a constat in elaborarea unui set de criterii obiective pentru alocarea premiilor lunare catre angajati. Problema a aparut la analiza CAF, apoi s-au consultat angajatii cu privire la criteriile obiective, toate concretizandu-se intr-un Regulament de premiere care se aplica lunar. Au fost create instrumente simple de cuantificare a muncii individuale (auto-evaluare si evaluare ierarhica), proceduri, respectiv cai de alocare a premiilor.

Emil BERDIE
manager public
Institutia Prefectului judetul Bihor